많은 사용자가 있는 엑셀을 두고 구글 시트를 사용하는 가장 큰 이유는 문서를 공유하고 공동 작업을 할 수 있는 환경 때문이 아닐까 한다.
구글 시트에서 문서 공유 방법은 상당히 간단한데 사용자에게 메일을 보내 액세스 권한을 추가하거나 누구나 접속할 수 있도록 일반 엑세스 링크를 만들기만 하면 된다.
목차(Contents)
구글 시트 문서 공유 공동 작업 방법
– 특정 사용자에게만 문서 공유.
몇몇 특정 사용자들에게만 문서를 공유하고자 한다면 해당하는 사용자에게만 액세스 권한을 주고 공유하면 된다.
사용자 엑세스 권한 공유.
구글 시트 오른쪽 상단의 [공유]를 클릭.
(혹은 상단 메뉴에서 [파일 -> 공유 -> 다른 사용자와 공유]를 클릭해도 된다)
공유 창이 나타나면 사용자 및 그룹 추가 부분에 공유하고 싶은 사용자의 구글 메일을 입력하자.
(구글 메일이 아니라도 상관없지만 어차피 구글 시트 사용에는 구글 로그인이 필요하다)
메일 주소를 입력했다면 사용자의 권한을 설정하자.
공동 작업을 원한다면 [편집자]를 선택하면 되며, 그냥 문서를 보여주는 것이라면 [뷰어]를 선택하고 전송하면 된다.
참고로 공유한 사용자에게 편집자 권한을 준 경우 오른쪽 상단의 [톱니바퀴 아이콘]을 클릭하여 세부 권한을 확인해 보는 것이 좋은데 기본 설정은 편집자가 권한 변경과 공유 권한까지 가지고 있기 때문에 문제가 된다면 체크를 해제하는 것이 좋다.
공유 문서 열기.
상대방은 메일로 받은 링크를 클릭하거나 따로 링크를 공유해주면 해당 링크를 통해 구글 문서에 접속할 수 있으며 한 번 접속하면 이 후에는 구글 시트에 공유 문서가 리스트에 나타나니 이를 클릭하여 접속해도 된다.
엑세스 권한 삭제.
구글 시트의 공유가 필요 없어지면 공유 창에서 권한을 삭제하면 된다.
– 모든 사용자에게 문서 공유.
많은 사용자가 봐도 상관없거나 오히려 보여주는 것이 목적인 문서라면 모든 사용자에게 공유하면 된다.
이를 위한 공유 방식은 2가지로 번역 등 불특정 다수와 공동 작업이 필요한 문서라면 일반 액세스로 공유 하면 되며 사용자에게 보여주기 위한 것이 목적이라면 웹에 게시를 통해 공유하면 된다.
일반 엑세스 링크 공유.
공유 창의 일반 액세스에서 [링크가 있는 모든 사용자]를 선택하고 권한을 변경하면 된다.
설정 후 링크를 공유하면 해당 링크를 클릭한 사람들을 모두 구글 시트 문서를 보거나 수정할 수 있게 된다.
웹에 게시.
단순히 사용자에게 보여주기 위한 목적이라면 웹에 게시라는 기능으로 공유하는 것이 더 좋을 수도 있다.
웹에 게시는 특정 주소로 접속하여 웹 브라우저 형태로 바로 볼 수 있도록 하거나 설정하기에 따라서는 pdf 같은 파일로 다운로드하는 것도 가능하다.
구글 시트 상단 메뉴에서 [파일 -> 공유 -> 웹에 게시]를 클릭.
웹에 게시 창이 나타나면 공유할 시트와 공유할 방식(웹 페이지, csv, pdf 등)을 선택하고 [게시] 버튼을 클릭하면 된다.
버튼을 클릭하면 하단에 공유 링크가 나타나며 해당 링크를 사용자들에게 공유하면 된다.
웹에 게시한 문서는 게시된 콘텐츠 및 설정에서 [게시 중지] 버튼을 클릭하면 중지할 수 있다.
그 외 내용
공유는 구글 시트의 가장 유용한 부분이 아닐까 한다.
방법 자체도 간단하고 공유를 통해 공동 작업도 가능하기 때문에 하나의 문서를 여러 명이 작업할 때는 작업 후 취합하는 것 보다 처음부터 구글 시트로 공유하고 공동 작업을 하는 것이 효율성 면에서 좋을 것이다.
참고로 구글 시트로 공동 작업 시 필터의 사용으로 다른 사용자에게 방해되는 경우 나만 보이는 필터를 사용하는 것이 좋다.